Dématérialisation
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La dématérialisation au sens large
La transformation des supports d’information physiques en documents informatisés n’est pas simplement l’affaire des grandes entreprises. Bien loin d’être une tendance passagère, la dématérialisation s’inscrit dans une démarche de modernisation de l’environnement professionnel, tous secteurs et toutes tailles d’entreprises confondus.
Voici les principaux avantages que vous pourrez tirer en mettant en place un processus de dématérialisation.
Un budget réduit pour l’impression :
Lorsque l’on met en place la dématérialisation, les besoins en consommables tels que le papier, l’encre et les toners diminuent et la gestion du parc d’impression est dans le même temps simplifiée.
Une plus grande rapidité d’exécution :
Il a été prouvé que l’on travaillait plus rapidement avec des documents numériques puisque l’envoie des informations entre interlocuteur est réduit à quelques minutes au lieu de 2 ou 3 jours. Cette réactivité vous fait gagner des points par rapport à vos concurrents et renforce la relation client.
Des bureaux désencombrés :
Fini l’époque où les murs de votre bureau étaient remplis par de grandes armoires et étagères pleines de documents papier. Avec la dématérialisation, accédez facilement à vos anciens documents dans les archives de votre ordinateur et profitez d’un cadre de travail moins étouffant.
Un fonctionnement qui tient compte du développement durable :
Même si ce n’est pas un point sur lequel vous pourrez forcément communiquer auprès de vos clients, en mettant en place la dématérialisation des documents dans votre entreprise vous faîtes un geste éco-responsable ! Moins de papier, moins de déchets et moins d’émissions de CO2, tous les efforts sont à apprécier.
La dématérialisation est un phénomène qui se répand de plus en plus dans les entreprises. Amenez ce changement dans votre structure en présentant à vos collaborateurs les bénéfices que pourra en tirer votre entreprise à moyen/long terme. Il ne tient qu’à vous de lancer cette idée!
La dématérialisation du courrier entrant
La dématérialisation est au cœur de toutes les réflexions pour une entreprise qui aborde l’optimisation de ses moyens. La dématérialisation des flux entrants est une fonction critique qui entre parfaitement dans ce cadre et permet aux utilisateurs de se libérer des contraintes liées aux documents papiers (tri, distribution, manipulation, etc.). Il est couramment constaté qu’une solution dématérialisée du courrier entrant apporte une réduction de coûts importante (d’un minimum de 30% pouvant aller bien au-delà si la chaîne est automatisée).
Enjeux (j’ai besoin de …)
- Mettre en place une organisation rationnelle et uniforme dans l’entreprise (homogène ?)
- Optimiser d’une manière générale les processus métiers de l’entreprise
- Gérer efficacement la croissance exponentielle des documents papiers entrants
- Mettre à disposition très rapidement les courriers aux collaborateurs
- Accélérer le délai de traitement des courriers/dossiers (litiges, commandes, factures, etc.)
- Sécuriser la distribution des courriers
- Limiter les risques d’acheminement du courrier (retards, pertes)
- Tracer la distribution des plis
- Permettre un travail collaboratif entre services plus efficient
Dispositif
- Une solution de capture performante et spécifique au traitement du courrier
- Diagnostic préalable permettant de mettre en avant les priorités parmi tous les types de documents éligibles à la numérisation
- Solution « à tiroir » selon votre organisation et vos besoins (soit semi-automatique ou automatisée)
Bénéfices (la solution de dématérialisation m’a permis de/ d’ …)
- Apporter une meilleure qualité et réactivité de service
- Réduire le temps de distribution des courriers (différents étages, lieux géographiques)
- Automatiser l’indexation des courriers et la complétude des données
- Partager plus facilement l’information
- Recentrer les collaborateurs sur leur cœur de métier
- Homogénéiser les processus métier
- Réduire de façon très sensible les coûts administratifs liés à la fonction « Courrier »
- Augmenter la sécurité de cette fonction
- Tracer efficacement tous les flux entrants
- Pouvoir répondre très rapidement aux clients (interactivité forte, satisfaction client)
- Gérer plus efficacement la confidentialité du courrier
- Eviter de faire des photocopies pour les différents services
- Mettre en place un Workflow en aval de la solution de dématérialisation
- Réduire les coûts liés à l’archivage physique
- Contribuer à améliorer l’image de marque de l’entreprise
Comment et pour qui ?
Utilisateurs : PME, Grands-comptes, administrations
Volumétrie : quelques dizaines à plusieurs centaines par jour
Types de documents : documents structurés, semi et non structurés (documents financiers, de vente, d’achat, marketing, RH, notes de frais, enquêtes …)
Architecture informatique : PC dédiés, station autonome ou multipostes …
